特定技能の随時届出（14日以内）｜必要になるケース一覧

――きっかけ表を作ってから、何が変わりましたか。

届出が「後で気づくもの」から「先に分かるもの」になりました。この1年で、担当者の交代、異動、退職、委託先の契約期間の変更と4件ありましたが、全部10日以内に出せています。書類作りも、様式と添付書類の組み合わせを表にしたので、1件1時間ほどで済みます。

――どんな会社で、特定技能の方は何人いますか。

食パンと菓子パンを作る15人の工場です。飲食料品製造業の1号で3人を受け入れています。支援は登録支援機関に全部委託しています。私は社長ですが、総務の責任者も兼ねています。

――きっかけ表を作る前は、どんな状態でしたか。

昨年の秋、2つめの工場を立ち上げたときに、工場長の判断で1人を応援に回しました。雇用条件書にない事業所です。届出が要るとは知らず、3週間後に登録支援機関の定期面談で分かりました。遅れた理由の文書を付けてすぐに出しましたが、正直、冷や汗をかきました。

――ほかにも、思い込みはありましたか。

ありました。委託先の担当者が替わったとき、届け出るのは委託先だと思っていたんです。支援計画はうちの計画なので、変更の届出もうちが出す。そう説明されて、ようやく分かりました。逆に、春の昇給は届出が要らないと知って驚きました。毎年、出さなければいけないと思い込んでいたので。要る・要らないの線引きを知らないと、出し忘れと出し過ぎの両方が起きます。

――仕組みを作るとき、何に迷いましたか。

毎回、行政書士さんに丸ごと頼むか、社内で回すかです。登録支援機関の担当者に相談したら、「書類を作るのは頼めても、出来事に最初に気づけるのは社内だけです」と言われました。耳の痛い話でしたが、その通りだと思いました。社内で拾う仕組みを作り、判断が難しいものだけ相談する。この分け方に決めました。

――実際の運用で、工夫していることは。

A4の表1枚に、要る出来事と要らない出来事を並べました。昇給は要らない、手当をなくすのは要る、といった具合です。様式の番号と、付ける書類もその横に書いてあります。給与改定の稟議書には「特定技能の3人への影響」という欄を足しました。郵送は10日目までに出すと決めていましたが、今年から電子届出に切り替えています。夜でも出せるので、締切を気にする場面が減りました。

――同じ規模の会社に伝えたいことはありますか。

現場の判断は止めなくていいんです。ただ、決まったら2日以内に総務に回す。それだけで14日は十分に間に合います。うちは工場長たちにも表を配り、朝礼で一度だけ読み合わせました。届出のためというより、3人の働き方が変わるときに、本人への説明を忘れないためでもあります。