やさしい日本語で伝える｜外国人社員への指示・マニュアルの作り方
「適当に」「なるべく早く」は伝わりません。言い換えの表と、写真で作るマニュアルの手順
何度説明しても、外国人社員に指示が伝わらない。マニュアルを渡しても読まれていない気がする。その原因は、本人の日本語力より、日本人側の言い方にあることが少なくありません。この記事では、職場で使えるやさしい日本語のルールを整理しました。もとにしたのは、出入国在留管理庁と文化庁の「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」です。現場でよく使う指示の言い換え例を表にし、写真を使ったマニュアルの作り方を手順で示します。安全の指示や労働条件の説明について、国が求めていることもあわせて確かめます。
- 職場のやさしい日本語は「短く・言い切る・見せる」：一文に言いたいことは1つ。あいまいな言葉、二重否定、尊敬語・謙譲語を避け、写真や実物で補います。
- 言い換え表を現場で共有する：「適当に」「なるべく早く」「ちょっと見てて」を、数・時刻・動作で言い直すだけで、指示の行き違いが減ります。
- マニュアルは1枚1作業・1行1動作：写真に番号を付け、外国人社員に試してもらってから完成させます。安全衛生教育は、本人が理解できる方法で行うよう指針で求められています。
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この記事の目次
職場のやさしい日本語は「短く・言い切る・見せる」
職場で使うやさしい日本語とは、外国人社員が一度で動ける言い方のことです。一文に言いたいことを1つだけ入れ、最後まで言い切り、言葉で足りない部分は写真や実物で見せます。
国のガイドラインは、やさしい日本語を「難しい言葉を言い換えるなど、相手に配慮したわかりやすい日本語のこと」と説明しています。特別な技術ではなく、日本人側が言い方を少し変える工夫です。
図1やさしい日本語で書く3つのステップ
- ステップ1：情報を整理する伝えたいことを整理し、要らない情報を削ります。一文に言いたいことは1つだけにします。
- ステップ2：文と言葉をわかりやすくする二重否定や受身形・使役表現を避け、簡単な言葉を使います。漢字の量に注意し、ふりがなを付けます。
- ステップ3：伝わるか確かめる日本語教師や外国人に読んでもらい、わかりやすいか、伝わるかを確かめます。
国が出している2つのガイドライン
出入国在留管理庁と文化庁は、2020年8月に書き言葉のガイドラインを作り、2022年度には「話し言葉のポイント」をまとめました。どちらも国や自治体の情報発信のために作られたものですが、職場の指示やマニュアルにもそのまま当てはまります。研修に使える手引も公開されています。
他社の半数が、日本人側の言い方を変えている
日本政策金融公庫の調査では、「わかりやすい日本語を使うよう日本人従業員に指示している」会社が50.8%でした。外国人と日本人の意思疎通を良くする取り組みの1位です。一方で「方言を使わないよう日本人従業員に指示している」は6.2%にとどまります。言い方を変える指示は出していても、方言や現場の言い回しまでは手が回っていない会社が多いと読めます。
外国人に指示が伝わらない5つの原因
外国人に指示が伝わらない原因の多くは、あいまいな言葉と、言わなくても分かるだろうという省略です。日本人どうしなら通じる言い方ほど、外国人社員にはつまずきになります。
図2指示が伝わらない5つの原因
- 1あいまいな言葉
「適当に」「なるべく」「ちょっと」「きれいに」。量・時刻・基準が人によって変わります。
- 2省略と「察して」
「あれ取って」「いつものように」。何を、どれだけ、どこへ、が抜けています。
- 3遠回しな言い方
「〜しないとまずいよね」などの二重否定や、「〜かもしれない」という推測。やってよいのか悪いのかが伝わりません。
- 4尊敬語・謙譲語
「ご確認いただけますでしょうか」。丁寧なつもりが、文が長くなり意味が取りにくくなります。
- 5略語・方言・早口
現場だけの略語、方言、早口。教室で習った日本語と別の言葉に聞こえます。
受け入れた会社の半数近くが、言葉を課題に挙げる
福岡県の調査（2025年7月）は、外国人介護人材を受け入れている（予定を含む）362事業所に、受入れ後の課題を聞いています。最も多かったのは「日本語のコミュニケーション」で、44.8%でした。1号の日本語の要件の1つである日本語能力試験N4は、「基本的な日本語を理解することができる」水準です。ややゆっくり話される日常会話なら分かる、という目安なので、現場の早口や略語は想定の外にあります。
「分からない」と言える言葉を、先に渡す
伝わらない指示を減らすには、聞き返しやすくすることも欠かせません。初日に「もう一度、お願いします」「ゆっくり、お願いします」「〇〇は、何ですか」の3つを教えます。言われたら嫌な顔をせずに言い直す、と日本人側でも決めておきます。聞き返しが増えるのは、ミスが減る前ぶれです。
「わかりましたか」では確認にならない
「わかりましたか」と聞かれると、多くの人は「はい」と答えます。分からないと言うのは、日本人でも気まずいものです。確認は「やってみてください」「次に何をするか、言ってください」のように、行動や説明で返してもらう形にします。
言い換え表：よくある言い方からやさしい言い方へ
言い換えのコツは、数・時刻・場所・動作で言い直すことです。現場でよく使う言い方を、ガイドラインのルールに沿って書き直した例を表にしました。
図3指示の言い換え例
| よくある言い方 | やさしい言い方 | 直したところ |
|---|---|---|
| 適当に並べといて | この箱に、10こずつ並べてください。 | 数と場所を言う |
| なるべく早めにお願い | 3時までに、終わらせてください。 | 時刻で言う |
| ちょっと見ててもらえる？ | この機械を見てください。赤いランプがついたら、私を呼んでください。 | 何を見て、何をするか |
| 手が空いたら、あっちも頼む | この仕事が終わったら、2番の部屋をそうじしてください。 | 順番と場所を言う |
| 触らないようにしないとダメだよ | 触らないでください。 | 二重否定をやめる |
| ご確認いただけますでしょうか | 確認してください。 | 尊敬語・謙譲語をやめる |
| たぶん、こっちだと思うけど | こちらです。分からないときは、田中さんに聞いてください。 | 推測で言わない |
| 段取りしといて | 次の作業の準備をしてください。①道具を出す。②材料を運ぶ。③台をふく。 | 3つ以上は箇条書き |
| 至急 | 今すぐ | 短い漢語を言い換える |
| 13時集合 | 午後1時に、ここに来てください。 | 時刻と場所をはっきり |
| 終わったら上がっていいよ | 仕事が終わったら、帰ってください。 | 現場の言い回しを使わない |
| 安全靴を履いて | 安全靴（＝かたい くつ）を、はいてください。 | 大事な言葉は残し、言い換えを添える |
| 大丈夫？ | 痛いところは、ありますか。続けられますか。 | 何を確かめたいかを言う |
| 前にも言ったよね | もう一度、説明します。 | 責める言い方をしない |
大事な言葉は消さずに、言い換えを添える
「安全靴」「ヘルメット」のように、職場で毎日使う言葉は、言い換えて消してしまうと本人が覚えられません。ガイドラインも、大事な言葉はそのまま使い、＜＝…＞の形で言い換えを添える方法を示しています。
頼みごとは「〜てください」で言い切る
「〜してもらえる？」「〜できる？」と質問の形で頼むと、できるかどうかを聞かれたと受け取られることがあります。してほしいことは「〜てください」で言い切ります。文の終わりを「です」「ます」にそろえると、聞き取りやすくなります。
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話すときのコツ：短く区切り、最後まで言い切る
話すときは、短く区切って、文の最後まではっきり言い切ります。話し言葉のポイントでは、言葉以外の工夫として資料・写真・図・実物を使うことも勧めています。
国のポイントと、厚生労働省の手引き
話し言葉のポイントは、はじめの心得、聴き方の心得、話の進め方、話し方の基本、適切な言い換え、言葉以外の工夫の6つで整理されています。言い換えの例としては「納税」を「税金を払う」と言い直す形が示されています。厚生労働省の外国人労働者安全衛生管理の手引きも、話し方の工夫を挙げています。「一文を短くし、語尾を明瞭にして文章を区切る」ことと、「操作盤などは指差しで説明、工具などは実物を見せる」ことです。
- 一度に伝えるのは3つまで。4つ目からは、終わってから伝える
- 「これ」「あれ」を使わず、物の名前を言うか、指で示す
- 文の最後をのみこまない。「〜ので…」で終わらせない
- 早口になったら、言い直す。同じ言葉で、もう一度ゆっくり言う
- 相手の顔を見る。首をかしげたら、別の言い方か実物で示す
数字・日付・時刻は、言い方を決めておく
ガイドラインは「時間や年月日の表記はわかりやすくする」ことも挙げています。「あさって」「来週頭」は、「10月20日（月曜日）」のように日付で言います。「13時」と「午後1時」が職場で混ざっていると迷うので、どちらかに決めて掲示もそろえます。数は「10こ」「3まい」のように、単位まで言います。
チャットや翻訳アプリで送るとき
公庫の調査では、自動翻訳機や翻訳アプリを使う会社が26.2%、チャットツールを使う会社が20.8%ありました。ガイドラインは「機械翻訳を意識する」ことも挙げています。一文が短く、主語と目的語がはっきりした文は、翻訳しても意味が崩れにくくなります。略語やローマ字は使わないようにします。
外国人向けマニュアルの作り方（6つの手順）
外国人向けのマニュアルは、1枚に1つの作業、1行に1つの動作で作ります。文章を読ませるのではなく、写真を順に追えば作業ができる形にすると、日本語の力に差があっても使えます。
- 作業を洗い出し、1枚1作業に分ける
最初の1か月で覚えてほしい作業を10個ほど選びます。けがにつながる作業から先に作ります。
- 1行1動作の文を書く
「スイッチを押します」「3秒待ちます」のように、動作と数だけを書きます。理由は短く1行で添えます。
- 写真を撮り、番号を付ける
手順ごとに手元の写真を撮り、文と同じ番号を付けます。危ない場所は赤い枠で囲みます。
- ガイドラインのルールで見直す
漢字の量を減らし、ふりがなを付けます。二重否定・受身形・略語・あいまいな言葉がないか確かめます。
- 外国人社員に試してもらう
マニュアルだけを見て作業してもらい、止まった所を直します。ガイドラインのステップ3にあたります。
- 現場に置き、改訂日を書く
作業場の見える所に貼るか、スマートフォンで見られるようにします。手順を変えたら、その日のうちに直します。
同じ物には、同じ名前を使う
「台」「テーブル」「作業台」のように、同じ物を人によって違う名前で呼ぶと、外国人社員は別の物だと受け取ります。マニュアルを作るときに物の名前を1つに決め、口頭の指示でも同じ名前を使うようにします。名前の一覧は、写真と一緒にマニュアルの最初のページに載せておきます。
母国語版とやさしい日本語版、どちらを作るか
まずやさしい日本語版を作り、必要に応じて母国語の訳を付ける順番が効率的です。短い文は翻訳しやすく、日本人の指導役も同じものを読めます。外国人雇用管理指針は、労働条件の示し方として「母国語その他の当該外国人が使用する言語又は平易な日本語」を挙げています。
国の人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）は、2026年10月1日に改定されました。改定後は「就業規則・社内マニュアル等の多言語化」が必須の措置です。助成額は20万円、一時帰国の休暇制度を加えると25万円です。やさしい日本語版がこの「多言語化」にあたるかは、支給要領で確かめる必要があります。
写真マニュアルで外国人の作業を標準化するコツ
写真マニュアルは、けがにつながりやすい動作から作ると効果が大きくなります。2024年に休業4日以上の労働災害にあった外国人労働者は6,244人で、事故の型では「はさまれ、巻き込まれ」が最も多くなっています。
図4外国人労働者の労働災害の型（2024年、死傷者6,244人の上位5つ）
写真の撮り方・並べ方
- 1枚の写真には1つの動作だけ。手元を大きく写す
- 正しい形と、してはいけない形を左右に並べ、「○」「×」を付ける
- 量・時間・位置は数字で書く（「3cm」「10秒」「赤い線まで」）
- 危ない場所は赤い枠、触ってよい場所は緑の枠で示す
- A4の紙1枚に収める。収まらないときは作業を分ける
写真で伝わらない動きは、30秒の動画で
力の入れ方、速さ、音の聞き分けのように、写真では伝わらない動きもあります。そうした作業は、スマートフォンで30秒ほどの動画を撮り、写真マニュアルの横に読み取り用の二次元コードを貼っておくと便利です。動画の中で話す言葉も、マニュアルと同じ言い方にそろえます。
国の教材と表示を使う
外国人雇用管理指針は、労働災害防止のための標識や掲示を、図解などの方法で外国人労働者が理解できるようにするよう求めています。厚生労働省は、食料品製造業や金属製品製造業などに向けて、イラストつきの注意表示を公開しています。11言語の「マンガでわかる働く人の安全と健康」もあります。自社で一から作る前に、使える物がないか確かめると手間が減ります。
安全と労働条件は「理解できる方法」で伝える
安全衛生教育と労働条件の説明は、やさしい日本語の工夫に加えて、母国語や視聴覚教材も組み合わせます。外国人雇用管理指針が、本人が内容を理解できる方法で行うよう求めているからです。
図5場面ごとに国が求めていることと、伝え方の工夫
| 場面 | 指針の内容 | 職場での工夫 |
|---|---|---|
| 安全衛生教育 | 母国語や視聴覚教材を用いるなど、理解できる方法で行う。機械や原材料の危険性と取扱い方法が確実に理解されるよう留意する | 写真マニュアルと実演。終わったら本人にやってもらう |
| 指示と合図 | 労働災害防止のための指示を理解できるよう、必要な日本語と基本的な合図などを習得させるよう努める | 「止めて」「危ない」と手の合図を、初日に一緒に練習する |
| 標識・掲示 | 図解などの方法を用い、理解できる方法で行うよう努める | 国のイラスト表示を使い、ふりがなを付ける |
| 労働条件 | 母国語その他の言語や平易な日本語を用いるなど、理解できる方法で明示するよう努める | 手取りの見本を、母国語とやさしい日本語の両方で示す |
最低限そろえたい5つの合図
指針は、労働災害を防ぐための指示を理解できるよう、必要な日本語と基本的な合図を身につけてもらうよう求めています。言葉と手の動きをセットで決め、初日に一緒に練習します。
- 「止めて」：手のひらを相手に向けて前に出す
- 「危ない」：大きな声で言い、危ない場所を指さす
- 「待って」：手のひらを相手に向けたまま止める
- 「いいです」：うなずき、言葉でも「いいです」と言う
- 「来てください」：手招きに頼らず、名前を呼んで言葉で伝える
身ぶりは、人によって受け取り方が違うことがあります。本人と一緒に確かめてから決め、写真つきのカードにして作業場に貼ります。日本人の社員も同じ合図を使うことが前提です。
求人票は特定技能の求人票の書き方、契約書は雇用契約書・雇用条件書の作り方で扱っています。年金の脱退一時金のように説明が難しい話は、年金と脱退一時金の説明のしかたが参考になります。悩みを母国語で相談できる仕組みは相談・苦情対応の体制づくりを参考にしてください。
日本人社員に広める：30分の社内勉強会の進め方
やさしい日本語は、外国人社員と話す日本人全員が使わないと効果が出ません。現場の班長やベテランを集めて30分の勉強会を1回開くだけでも、言い方は変わり始めます。
図630分の社内勉強会の流れ（例）
- 5分：なぜ変えるのか伝わらない指示で起きたミスや聞き返しの例を、自社の出来事から1つ紹介します。
- 10分：言い換えの練習言い換え表の左側だけを見せ、2人1組でやさしい言い方を考えます。答え合わせは表の右側で行います。
- 10分：指示を出して、やってもらう1人が指示を出し、もう1人が外国人社員の役で、言われたとおりにだけ動きます。あいまいな言葉では動けないことを、体で確かめます。
- 5分：自社の「使わない言葉」を決める現場でよく出る言葉を5つ選んで言い換えを決め、休憩所に貼ります。
練習問題：この指示を言い換えてみる
- 「キリのいいところで休憩入って」→「この箱が終わったら、休憩してください。休憩は15分です。」
- 「それ、もうちょっと奥に寄せといて」→「この箱を、壁の線まで動かしてください。」
- 「明日は早出でよろしく」→「明日は、朝7時に来てください。」
勉強会のあとは、班長が週に1回、「今週使ってしまったあいまいな言葉」を出し合うと身につきます。外国人社員に「分かりにくかった言葉」を聞く場をつくると、表がさらに自社向けになります。
想定ケース：金属加工会社（従業員35人）の製造課長が、口頭の指示を写真マニュアルに置き換えた理由
想定ケース（利用イメージ）について：この章は、特定技能の会社選びでよく寄せられる相談をもとに、編集部が場面を再構成した想定インタビューです。実在の企業・人物の発言ではありません。数値は公的資料にもとづく目安です。
- 同じことを聞き返される回数が、1日10回ほどから2〜3回に減った
- 2か月で、最初の1か月に覚える作業の写真マニュアルを12枚作った
- 新しく入った2人が1人で機械を任されるまでの期間が、約3か月から約7週間になった
――マニュアルを作ってから、何が変わりましたか。
聞き返される回数がはっきり減りました。前は1日に10回ほど「もう一度お願いします」と言われていたのが、いまは2〜3回です。新しく入った2人が1人で機械を任されるまでも、7週間ほどでした。前の人は3か月かかっています。（金属加工会社・従業員35人・製造課長・50代）
――以前は、どのように教えていたのですか。
ベテランが横について、口で説明していました。「そこ適当に面取りしといて」と言って、私たちは通じているつもりでした。ある日、バリを取りすぎた部品が箱いっぱい出てきて、本人に聞くと「適当」の意味を「好きなように」と受け取っていた。悪いのは言い方のほうだと、そこで気づきました。
――作り方は、どう決めたのですか。
国のやさしい日本語のガイドラインを読んで、1行に1つの動作、数字で書く、の2つだけを決めました。英語版を作るかどうかで迷いましたが、2人とも英語より日本語のほうが分かる、と本人たちが言ったので、やさしい日本語版を先に作りました。支援機関の担当者に見てもらったら、「ふりがなは全部に付けたほうがいい」と言われて、そこは直しました。
――作るときに、つまずいた点は。
写真です。最初は機械全体を撮っていて、どこを触るのかが分からなかった。手元だけを大きく撮り直し、触ってはいけない所に赤い枠を付けました。もう1つは、マニュアルを外国人社員に試してもらったことです。止まった所が3か所あって、全部、私たちが「言わなくても分かる」と思っていた手順でした。
――日本人の社員の反応はどうでしたか。
最初は「そこまでしなくても」という声もありました。でも、日本人の新人にも同じマニュアルが使えると分かってからは、むしろ歓迎されています。いまはベテランも「適当に」と言いそうになると、言い直しています。
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よくある質問
外国人社員への指示で避けるべき言葉は？
「適当に」「なるべく」「ちょっと」のようなあいまいな言葉と、「〜しないとダメ」のような二重否定です。尊敬語・謙譲語、現場だけの略語や方言、「たぶん」のような推測の言い方も、意味が取りにくくなります。「前にも言ったよね」のように責める言い方は、質問しにくい空気をつくるので避けましょう。
やさしい日本語と英語、どちらで伝えればよいですか？
英語が得意な人ばかりではないため、基本はやさしい日本語です。ガイドラインが紹介する調査では、日常生活に困らない言語として日本語を挙げた外国人が約63%でした。2008〜2011年度の研究で、地域の日本語教室に通う人が多く含まれる点には注意が要ります。安全や労働条件のように誤解が許されない内容は、母国語の訳も添えましょう。
ふりがなは、すべての漢字に付けるべきですか？
ガイドラインは「漢字の量に注意し、ふりがなをつける」としていますが、全部に付けるかどうかの決まりはありません。読む人の日本語の力がまちまちな職場の掲示やマニュアルなら、全部に付けておくと迷いません。漢字そのものを減らすことも、あわせて考えます。
日本人社員に、やさしい日本語をどう広めればよいですか？
この記事の言い換え表を使い、30分ほどの社内勉強会を開くのが手軽です。出入国在留管理庁は「やさしい日本語の研修のための手引」も公開しているので、研修の組み立てに使えます。日本人どうしの交流の場づくりは日本人従業員との交流促進で紹介しています。
マニュアルを作る時間がありません。何から始めればよいですか？
けがにつながる作業を3つ選び、その3枚から作ります。写真を撮り、1行1動作の文を付けるだけで、最初の形になります。残りは、外国人社員から質問が多かった作業の順に増やしていきましょう。
翻訳アプリだけで足りますか？
短い連絡には便利ですが、それだけでは足りません。元の日本語が長かったり、あいまいだったりすると、訳も崩れます。安全に関わる指示は、訳した文を見せるだけでなく、実物と動作で確かめましょう。
注意するときも、やさしい日本語でよいですか？
はい。注意するときほど、短く、事実と次にしてほしいことだけを言います。「この線から手を出しました。次は、ここで止めてください」の形です。人前で強く叱ると、言葉が伝わらないうえ、信頼も失います。言葉や指導の線引きは外国人社員へのハラスメント防止で解説しています。
言葉が伝わらないことが、退職につながることはありますか？
あります。あいまいな指示でミスをして叱られる、という経験が重なると、本人は自信を失い、職場への不満につながります。退職理由と現場で起きやすい場面は特定技能外国人が辞める理由で整理しています。言葉の工夫は、学習の支援（日本語学習支援の記事）と組み合わせると効果が上がります。
この記事の編集方針と出典
- 制度・数値は、出入国在留管理庁・厚生労働省・所管省庁・自治体などの公表資料で確認し、時点を書いています（確認日：2026年10月14日）。
- 制度は改正されることがあります。申請の前に、必ず最新の公表資料で確認してください。
- 「想定ケース」は、よくある相談をもとに編集部が再構成したもので、実在の企業・人物の発言ではありません。
- 特定技能のりあい窓口は、掲載している人材紹介会社・登録支援機関から紹介手数料を受け取る場合があります。手数料の有無で、ご提案の順番や内容は変えません。
- 誤りにお気づきの場合は、下のフォームからお知らせください。確認のうえ修正します。
出典
- 出入国在留管理庁・文化庁「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」（2020年8月）
- 出入国在留管理庁・文化庁「在留支援のためのやさしい日本語ガイドラインの概要」（2026年10月確認）
- 出入国在留管理庁・文化庁「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン 話し言葉のポイント」概要版（2022年度）
- 出入国在留管理庁「話し言葉のやさしい日本語の活用促進に関する会議」（研修のための手引を掲載）（2026年10月確認）
- 日本政策金融公庫総合研究所「中小企業等における外国人雇用に関するアンケート」（2025年2月21日公表（調査は2024年9〜10月））
- 厚生労働省「外国人雇用管理指針」（2026年10月確認）
- 厚生労働省「令和6年 労働災害発生状況について」（2025年5月30日公表）
- 厚生労働省「外国人労働者安全衛生管理の手引き【概要版】」（2026年10月確認）
- 厚生労働省「外国人労働者の安全衛生対策について」（2026年10月確認）
- 厚生労働省「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」（2026年10月1日改定）
- 福岡県「令和7年度 外国人介護人材の受入れ状況等に関するアンケート調査結果報告書」（調査は2025年7月）
最終更新：（2026年10月版）
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- 相談は無料です。入力は3分ほどで終わります
- 会社に順位は付けません。最終的に選ぶのは御社です
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