2027年4月の新基準に対応できる登録支援機関の見分け方

――体制を問い直して、何が変わりましたか。

担当者の顔と数字が見えるようになりました。前の委託先に聞くと、うちの担当の方は1人で14社・61人を見ていたんです。2027年の基準なら、1人で受け持てるのは9社・49人まで。いまの委託先の担当者は6社・41人で、面談の記録も3か月ごとに届きます。外国人社員からも「担当の人の顔が分かるようになった」と言われました。

――見直しのきっかけは何でしたか。

特定技能の5人のうち1人から「担当の人に電話がつながらない」と言われたことです。ちょうど2027年の改正の記事を読んだ時期でした。委託先に新基準への準備を聞いたら、「うちは大丈夫です」の一言だけ。数字が出てこなかったのが、正直いちばん不安でした。

――それまで、どんなことに困っていましたか。

面談の日程が直前に延びることが、年に何度もありました。3か月に1回の面談はしてもらっていたはずですが、記録は一度も届いていません。外国人社員に聞くと、担当者の名前を覚えていない人もいました。こちらも忙しさを理由に、任せきりにしていたと思います。

――比べるとき、どこで迷いましたか。

費用です。3社に同じ10の質問を送り、書面で数字を返してきたのは2社でした。残りの1社は「ご契約いただければお伝えします」という返事です。数字をくれた2社のうち、担当数に余裕のある会社は、月額が1人あたり少し高かったんです。社長には「安さで選んで、また電話がつながらなかったら同じこと」と説明しました。

――決め手は何でしたか。

「この事務所は来年、担当者を1人増やす予定です。いまのままだと、御社の採用計画では枠がぎりぎりです」と、こちらが聞く前に言われたことです。都合の悪い数字も先に出してくれる。それなら、問題が起きたときも隠さないだろうと思えました。社長も、この場面の話をしたら納得してくれました。

――切り替えで苦労した点は。

外国人社員への説明です。担当が替わると聞いて、「何か悪いことをしたのか」と心配した人がいました。新しい担当者に母国語で同席してもらい、理由と連絡先を説明しました。届出は14日以内なので、契約日から逆算して書類をそろえました。前の委託先からの記録の引き継ぎに2週間かかったのは、次の反省点です。

――これから委託先を選ぶ会社に伝えたいことは。

「担当者は何人で、何社・何人を見ていますか」と、数字で聞くことです。最初は失礼かなと遠慮していました。でも、きちんとした会社ほど、すぐに表で答えてくれました。答え方そのものが、会社選びの材料になると思います。