外国人雇用状況の届出｜特定技能を雇ったときの出し方

――本社に一本化して、何が変わりましたか。

期限に追われなくなりました。前は拠点の事務担当がそれぞれ出していて、退職から喪失届まで平均9日。10日の期限ぎりぎりでした。今は本社で4日ほどです。この半年で入社と退職が合わせて11件ありましたが、全部期限内に出せています。

――どんな会社で、外国人の方は何人いますか。

本社工場と2つの工場で180人です。外国人は23人で、そのうち工業製品製造業分野の特定技能が14人。ほかに、短時間のアルバイトの留学生が3人います。留学生は雇用保険に入らないので、様式第3号で届けています。

――見直すきっかけは何でしたか。

オンライン申請の準備で、届出の状況を確かめる必要が出たんです。ハローワークで事業所別の一覧をもらって名簿と並べたら、留学生の離職の届出が1件と、特定技能の人の雇入れの記入漏れが1件見つかりました。冷や汗が出ましたね。工場Bは雇用保険を本社でまとめているのに、留学生の届出は工場Bの管轄に出す。この違いを、拠点の担当が知らなかったのが原因でした。

――一本化で迷った点はありましたか。

拠点の担当者の仕事を取り上げる形になるので、反発を心配しました。そこで、拠点には「決まったら2営業日以内に本社へ連絡」だけをお願いしました。連絡の様式も、氏名、入社日か退職日、雇用保険に入るかの3項目だけです。登録支援機関の担当者に相談したときも、「届出は会社の仕事なので、うちでは代われません。その代わり、入管の届出と期限を並べた表は一緒に作れます」と言われました。できないことをはっきり言ってもらえたので、分担を決めやすかったです。

――拠点の担当の方の反応はどうでしたか。

「手間が減る」という声と、「本社への連絡が増える」という声が半々でした。半年たって、拠点から退職の連絡が来るのは、平均で退職日の12日前になりました。以前は退職日の後に知ることもあったので、ここがいちばん変わったところです。来年1月に届出システムの登録情報が雇用保険側とそろうと聞いたので、拠点ごとの登録内容も今のうちに見直しています。

――今、工夫していることは何ですか。

退職のときは、ハローワークの喪失届と入管の終了の届出を同じ週に出すと決めました。期限は10日と14日で違いますが、まとめて考えると忘れません。在留カード番号は、担当の2人で声に出して読み合わせます。0とOを1回打ち間違えてから、そうしています。