在留カードの確認方法｜不法就労を防ぐチェック手順

――4点セットにして、何が変わりましたか。

「見ました」が「確かめました」に変わりました。以前はコピーを1枚取って終わり。今は券面、照会、アプリ、指定書の順で確認して、台帳に日付と結果を書きます。16人分をやり直したら、満了日の転記ミスが2件見つかりました。

――どんな会社で、外国人の社員は何人いますか。

3拠点で180人です。外国人は16人で、自動車整備分野の特定技能1号が9人、技能実習生が5人、ほかに永住者などが2人です。採用は本社の人事でまとめていますが、働く場所は3つに分かれています。

――見直したきっかけは何でしたか。

7月に更新の許可を受けた整備士のカードが新しい様式で、在留期間の「3年」がどこにも書いていなかったんです。満了日はあるのに年数がない。古いアプリでは表示されず、正直、焦りました。8月19日の改訂版を入れたら表示されて、ほっとしました。同じ時期に、転職希望の応募者の指定書に前の工場の名前があって、本人は「来週から働けます」と言っていた。2つ重なって、手順を作り直そうと決めました。

――どこで迷いましたか。

機材です。パソコンとICカードリーダーをそろえるか、スマートフォンで済ませるか。登録支援機関の担当の方に相談したら、「アプリの結果も照会の結果も、それだけでは本物の証明になりません」と最初に言われました。売り込みより先に限界を話してくれたので、かえって信用できました。結局、各拠点にNFC対応のスマートフォンを1台ずつ置き、4つを組み合わせる形にしました。

――運用で工夫していることはありますか。

アプリで読む前に、必ず本人に目的を説明して同意をもらいます。原本はその場で返し、コピーは台帳の担当2人しか見られない棚に入れています。拠点長には、異動や応援を決める前に人事へ一声かけてもらう約束にしました。指定書は変わらなくても、雇用条件書にない拠点への異動は届出が要りますから。

――技能実習生の方の確認は、どうしていますか。

技能実習の人のカードは「指定書記載機関での在留資格に基づく就労活動のみ可」で、指定書にはうちの名前があります。気をつけているのは、実習を終えて特定技能に移るときです。実習計画が終わると、変更を申請中でも働けません。入管は就労開始予定日の2か月以上前の申請を求めているので、修了の3か月前には書類の準備を始めています。

――同じ立場の方に伝えたいことはありますか。

確認は、疑うためではなく、本人と会社の両方を守るためだと考えています。応募者の2人には、変更許可まで働けない理由を図にして説明しました。2人とも許可を待って入社し、今も元気に働いています。