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特定技能の候補者の確認方法|試験の合格・経歴・在留資格の確かめ方
合格・在留資格・経歴の3つを、決まった順に、決まった資料で確かめ、確かめた日と方法を記録に残す
文・構成:特定技能のりあい窓口 編集部最終更新:情報の確認日:(数値ごとに時点を記載)出典:公的機関の公表資料(ページ末尾に一覧)
特定技能の候補者が持ってきた合格証明書や在留カードが本物か、書かれた経歴が正しいかを、どう確かめればよいのでしょうか。書類の見た目だけで判断すると、偽造を見逃したり、在留資格の条件を見落としたりするおそれがあります。この記事では、特定技能の合格証明書の確認を中心に、試験の結果通知書の真偽を実施機関に問い合わせる方法、在留カードと指定書の見方、技能実習の修了や職歴、通算在留期間の確かめ方を手順にまとめます。確認した日と方法を残す記録の作り方と、採用選考で聞いてはいけないことも、2026年10月時点の公的資料で説明します。
- 試験の合格は、実施機関に真偽を問い合わせられる:国際交流基金は、企業などからの適正な理由による日本語基礎テストの判定結果通知書の真偽の問い合わせに回答するとしています(電話は不可)。日本語能力試験も、受験地に応じた窓口があります。
- 在留カードは表・裏・指定書・番号の4点で確かめる:就労制限の有無と資格外活動許可の欄を見て、特定技能なら指定書も確認します。番号の失効照会や読取アプリも使えますが、結果はカードの有効性を証明するものではありません。
- 確かめた日・方法・結果を記録に残す:在留カードを確認しないなどの過失があると、知らなかったでは済みません。記録は、入社後の更新や届出、転職者の通算在留期間の管理にも使えます。
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この記事の目次
特定技能の候補者は「合格・在留資格・経歴」の3つを確かめる
特定技能の候補者を採る前に確かめることは、3つに分けられます。分野の試験と日本語の試験に合格しているか、日本で働ける在留資格か、書かれた経歴が正しいかです。どれも、本人の書類を見るだけで終わらせず、発行した機関の仕組みで裏を取れるものがあります。
確認の順番を決めておくと、候補者が何人いても同じ質で確かめられます。最後に、確かめた日・方法・結果を記録に残します。この記録が、不法就労を防ぐ注意を払ったことの証拠にもなります。
図1候補者の確認の4つの段階
- 合格を確かめる結果通知書や合格証明書を旅券と照らし、疑わしければ試験の実施機関に真偽を問い合わせます。技能実習2号の修了で免除される人は、修了を示す書類を見ます。
- 在留資格を確かめる在留カードの表と裏、特定技能や特定活動なら指定書、カードの番号の失効の有無を調べます。
- 経歴を確かめる前の勤め先、転職の経緯、特定技能1号の通算在留期間の残りを把握します。
- 記録に残す確かめた日、方法、結果、確認した人を書き、写しの保管場所を決めます。
確認に関わる数字
図2候補者の確認で押さえておく期限・数字
- 5営業日以内日本語基礎テストの判定結果通知書受験日から。予約サイトで発行される
- 5年同テストの結果データの保存期間結果そのものに有効期限はない
- 2年10か月技能実習2号の「良好な修了」計画どおりこの期間以上修了したこと
- 1年以上活動の内容に関する文書の保管雇用契約の終了の日から(受入れ機関の基準)
特定技能の試験の合格を確認する方法
試験の合格は、試験を実施した機関が出す書類で確認します。書類の名前は試験ごとに違い、紙ではなくウェブで発行されるものもあります。見た目で判断がつかないときは、実施機関に真偽を問い合わせる道があります。
図3試験ごとの書類と、真偽の問い合わせ先
| 試験 | 本人に出る書類 | 真偽の問い合わせ先 |
|---|---|---|
| 国際交流基金日本語基礎テスト(JFT-Basic) | 判定結果通知書。受験日から5営業日以内に予約サイトで発行され、紙が要るときは本人が印刷する | 国際交流基金(JFT-Basicお問い合わせフォーム)。電話での照会には応じない |
| 日本語能力試験(JLPT) | 合格者に日本語能力認定書。国内の受験者には合否結果通知書、海外の受験者には認定結果及び成績に関する証明書 | 国内で受験:日本国際教育支援協会 日本語試験センター(03-5454-5215)。海外で受験:国際交流基金 日本語試験センター(メール) |
| 介護技能評価試験・介護日本語評価試験 | 試験結果の通知。氏名・写真・受験日・総得点・合否などが載る | 試験の実施機関。不正の情報は実施機関の通報窓口へ |
| 各分野の技能試験 | 分野ごとに名前が違う(合格証明書、結果通知書など) | 分野の試験の実施機関 |
日本語基礎テストは「A2.2(A2)」の判定を見る
国際交流基金によると、判定結果通知書のA2.2(A2)は、特定技能1号の申請に使えます。2026年7月までに受けたテストは、総合得点が判定基準点の200点以上ならA2.2(A2)を示すものとして使えます。2026年8月以降のテストは、通知書にA1やA2.1の判定も載るため、どの判定かを必ず読みます。結果に有効期限はありませんが、予約サイトに残るのは5年間です。
介護は、日本語の試験が2つ要る
介護分野の1号には、日本語基礎テストか日本語能力試験N4以上に加え、介護日本語評価試験の合格が要ります。合格基準は2026年4月1日から、介護技能評価試験が総得点の60%以上、介護日本語評価試験が73%以上です。結果通知の試験名を1枚ずつ確かめ、3つの合格がそろっているかを見ます。
合格前の内定はできるが、許可は合格が前提
Q&Aは、試験の合格前に内定を出すことは法律上禁止されていないとしています。ただし、必要な試験に合格しなければ、特定技能の在留資格は許可されません。内定のときは、合格済みか、いつ受けるのかを分けて管理します。
特定技能の合格証明書・結果通知書を確認する6つの手順
書類を受け取ったら、次の6つの手順で確かめます。大切なのは、全員に同じ順番で行うことです。候補者によって確かめ方を変えると、疑いをかけたように受け取られかねません。最初に「全員にお願いしている確認です」と伝えておきます。
- 書類の出どころを聞く
本人が実施機関のサイトから出したものか、紹介会社を通じて受け取ったものかを聞きます。画像だけなら、元の書類を見せてもらいます。
- 旅券・在留カードと照らす
氏名のつづり、生年月日、写真を、旅券や在留カードと見比べます。
- 試験名・区分・受験日・判定を読む
分野と業務区分が、任せる仕事と合っているか。日本語基礎テストならA2.2(A2)の判定かを見ます。
- 疑わしければ、実施機関に問い合わせる
本人に照会することを伝えてから、実施機関の窓口に真偽を問い合わせます。電話を受け付けない窓口もあります。
- 面接で、試験の中身を本人の言葉で聞く
どんな問題が出たか、どこで受けたかを話してもらいます。答えと書類の受験日・会場が合っているかを見ます。
- 確かめた内容を記録する
確認した日、方法、結果、確認した人を書き、写しの保管場所を決めます。
面接での見極め方は特定技能の面接でミスマッチを防ぐ、日本語の力の見方は特定技能人材の日本語力の見極め方で詳しく扱っています。
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技能実習2号の修了で試験が免除される人の確かめ方
関連する技能実習2号を良好に修了した人は、分野の技能試験と日本語試験が免除されます。良好な修了とは、技能実習を計画に従って2年10か月以上修了したことです。この人たちの場合、合格証明書の代わりに、修了を示す書類を確かめます。
| 書類 | 中身 | 確かめる点 |
|---|---|---|
| 技能検定・技能実習評価試験の実技試験の合格証明書 | 技能検定などの実技試験の合格 | 職種・作業が、任せる業務区分と関連しているか |
| 技能実習生に関する評価調書(参考様式第1-2号) | 実習の実施状況、技能検定などの結果、技能実習指導員・生活指導員・技能実習責任者・監理責任者の所見 | 合格証明書がないときに、実習先が作る |
| 理由書と、評価調書に代わる文書 | 評価調書が出ない経緯の説明と、当時の指導員などが作った実習の状況の説明 | 地方出入国在留管理局が総合的に評価する |
職種と業務区分の関係は、対応表で確かめる
技能試験が免除されるのは、修了した職種・作業が、任せる業務区分と関連している場合です。出入国在留管理庁は、2026年6月4日に「技能実習2号移行対象職種と特定技能1号における分野(業務区分)との関係について」を掲載しています。日本語基礎テストなどの日本語試験は、技能実習2号を良好に修了していれば、職種・作業にかかわらず原則として免除されます。
介護で免除の対象になる人
厚生労働省は、介護の技能試験が免除される人として、介護職種の技能実習2号を良好に修了した人、介護福祉士養成施設を修了した人、4年の在留期間を満了したEPA介護福祉士候補者を挙げています。修了証や結果の通知書など、それぞれに求められる書類は厚生労働省の案内に載っています。
採用前に在留資格を確認する:在留カードと指定書
日本に住む人を採るときは、採用の前に在留カードで就労できるかを確かめます。出入国在留管理庁のリーフレットは、表の「就労制限の有無」、裏の「資格外活動許可欄」、特定技能や特定活動なら指定書、カードの番号の4点を挙げています。
図4在留カードで確かめる4つの点
- ① 表面:就労制限の有無「就労不可」「在留資格に基づく就労活動のみ可」などの記載を読み、どの仕事ができるかを読み取ります。
- ② 裏面:資格外活動許可欄留学生などは、許可の有無と書かれた条件を見ます。特定技能として雇うには、在留資格の変更許可が別に要ります。
- ③ 指定書特定技能なら、所属機関(会社名)と特定産業分野が書かれています。自社と分野が違えば、変更の許可が要ります。
- ④ 番号の失効照会「在留カード等番号失効情報照会」で、番号が失効していないかを調べられます。
読取アプリと、券面の見比べ
出入国在留管理庁の「在留カード等読取アプリケーション」は、カードから読み取った情報と券面の記載を見比べて、偽変造を確かめるためのものです。アプリの結果にかかわらず、同庁が公開している「在留カード真偽判断4つのポイント」や動画でも確かめるよう案内されています。偽変造が疑われるときは、最寄りの地方出入国在留管理局に問い合わせます。
在留期間が切れていても、申請中の場合がある
在留期間の満了日までに変更や更新を申請していれば、処分の時か満了日から2か月を過ぎる日の早いほうまで、それまでの在留資格で在留できます(特例期間)。窓口で申請した人は、カードの裏の「在留期間更新等許可申請欄」に申請中と記載されます。オンライン申請では記載されないため、受付の控えなどで確かめます。特例期間に行えるのは、それまでの在留資格での活動です。転職してくる人は、変更の許可を受けるまで自社では働けません。
知らなかったでは済まない
不法就労をさせた会社は、不法就労と知らなかったとしても、在留カードを確認していないなどの過失があれば処罰を免れないとされています。不法就労助長罪の刑は現在3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金(併科あり)で、2027年4月1日に5年以下・500万円以下へ引き上げられる予定です。詳しくは在留カードの確認方法で解説しています。
外国人の経歴を確認する手順:転職歴・職歴・通算在留期間
経歴の確認は、仕事に必要な範囲で、本人の同意を得て行います。特定技能で働いている人が転職してくる場合は、指定書と通算在留期間が要になります。前職の中身は、本人を通じて書面で確かめるのが基本です。
図5経歴ごとの確かめ方
| 確かめる経歴 | 使う資料 | 入手のしかた |
|---|---|---|
| いまの所属と分野(特定技能の転職者) | 在留カードと指定書 | 原本を見せてもらう。所属機関と分野が変わるなら変更許可が必要 |
| 特定技能1号の通算在留期間 | 本人の出入国記録 | 本人が開示を請求し、記録をもとに計算する |
| 前の勤め先での仕事 | 退職証明書(労働基準法22条) | 本人が前の勤め先に請求する。使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由のうち、本人が請求したものが書かれる |
| 技能実習の内容 | 評価調書、技能検定などの合格証明書 | 実習先・監理団体に、本人を通じて依頼する |
| 海外での職歴 | 公的に照会する仕組みはない | 面接で具体的な作業を聞き、実技で確かめる |
通算5年の残りは、出入国記録で計算する
特定技能1号は通算5年までで、就労していない期間や、再入国許可で出国していた期間も含めて数えます。出入国在留管理庁は、通算在留期間を把握するには本人の出入国記録を使って計算する方法があるとし、開示請求の請求書の余白に「通算在留期間の確認のため」と書くよう案内しています。開示請求の窓口や電話では、通算在留期間の算定の問い合わせは受け付けていません。残りが短い人を採るなら、2号への移行や、試験の合格基準点の8割以上で通算6年まで認められる取扱いも、あわせて検討します。
聞いてはいけないこと
厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、本籍・出生地、家族の職業や収入、住宅の状況、宗教や支持政党などを、適性・能力と関係のない事項として挙げています。身元調査も、就職差別につながるおそれがあるとしています。経歴の確認は、仕事に必要な資格・職歴・在留資格に絞ります。基準の決め方は特定技能の採用基準の決め方で整理しています。
特定技能の書類の偽造を見抜く:確かめるきっかけと対応
偽造を見た目だけで見抜くのは難しいため、発行元の仕組みで確かめる順番を作ることが近道です。二国間の協力覚書でも、別人による受験や合格を証する文書の偽造・変造は、両国で情報を共有する対象になっています。会社の側でも、確かめるきっかけを決めておきます。
確かめるきっかけになる5つの点
- 書類が画像だけで届き、元の書類や発行元のサイトでの確認を避けようとする
- 氏名のつづりや生年月日が、旅券・在留カードと1文字でも違う
- 受験日や会場が、本人の在留の経歴(そのとき日本にいたか)と合わない
- 試験の中身や会場の様子を、本人が説明できない
- 在留カードの番号照会は通るが、券面と読取アプリの結果が合わない
どれかに当てはまっても、すぐに偽造と決めつけることはしません。転記の誤りや、申請中で記載が変わる場合もあるからです。実施機関や地方出入国在留管理局に問い合わせ、答えが出るまで内定や申請を進めないのが安全です。プロメトリックのように、試験の不正の情報を受け付ける窓口を設けている実施機関もあります。
紹介会社が確かめた内容も、自社で見る
紹介会社が書類を確かめていても、不法就労を防ぐ責任は雇う会社に残ります。紹介会社には、どの書類を、どの方法で確かめたかを書面で出してもらい、自社でも原本と照らします。直接採用する場合の注意は紹介会社を使わず特定技能人材を採用する方法、オンライン面接での本人確認は特定技能のオンライン面接の進め方で扱っています。
確認記録の残し方と、紹介会社に聞く質問
確認の記録は、1人1枚の決まった様式にすると、担当者が替わっても続けられます。特定技能では、外国人の活動の内容に関する文書を、雇用契約の終了の日から1年以上事業所に備えておくことが受入れ機関の基準です。採用時の確認の記録も、この文書と一緒に保管すると、更新や届出のときに使えます。
図6確認記録の項目と記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 確認した日・確認した人 | 2026年11月4日、施設長と事務長の2人 |
| 試験の合格 | 介護技能評価試験・介護日本語評価試験・日本語基礎テスト(A2.2)。旅券と照合、日本語基礎テストは実施機関に照会済み |
| 在留カード | 表・裏・指定書を原本で確認。番号の失効照会と読取アプリで券面と一致 |
| 経歴 | 退職証明書(使用期間・業務の種類)を本人から受領。通算在留期間の残りは本人の出入国記録で計算 |
| 写しの保管 | 人事の鍵付き書庫。電子データは閲覧できる人を2人に限る |
| 次に確かめる日 | 在留期間の満了の3か月前(更新の準備を始める日) |
紹介会社に聞く4つの質問
- 試験の合格を、どの書類で、どの方法で確かめましたか。実施機関に照会しましたか
- 在留カードは原本で、指定書と番号の照会まで確かめましたか
- 転職してくる人の通算在留期間の残りを、何で確かめましたか
- 確かめた内容を、書面で受け取れますか
特定技能のりあい窓口では、条件に合う会社を最大3社まで無料でご紹介しています。順位は付けず、選ぶのは御社です。掲載している会社から紹介手数料を受け取る場合がありますが、手数料の有無で提案の順番や内容は変えません。国内に住む人を採るときの申請は在留資格変更許可申請の手順、海外から呼ぶときは在留資格認定証明書交付申請の手順で確かめられます。
想定ケース:グループホーム(従業員85人)の施設長が、候補者の確認を手順に変えた理由
想定ケース(利用イメージ)について:この章は、特定技能の会社選びでよく寄せられる相談をもとに、編集部が場面を再構成した想定インタビューです。実在の企業・人物の発言ではありません。数値は公的資料にもとづく目安です。
- 候補者3人の確認を同じ6つの手順に統一し、1人あたり約1時間(記録の作成を含む)で終えた
- 転職してくる1人の通算在留期間の残り(2年7か月)を入社前に計算し、更新の予定表を作った
- 海外の候補者1人の日本語基礎テストの結果を国際交流基金に照会し、回答を得てから内定を出した
――確認の手順を決めて、何が変わりましたか。
迷いがなくなりました。この秋、特定技能の候補者3人を面接しましたが、全員を同じ6つの手順で確かめ、1人あたり1時間ほどで記録まで作れました。以前は、誰が何をどこまで見たのかが残っておらず、書類を探すのに半日かかることもありました。
――手順を作ったきっかけは何ですか。
海外にいる候補者の結果通知が、チャットに画像で1枚届いただけだったことです。紹介会社が確かめていると思い込んでいましたが、聞くと、画像を受け取っただけでした。うちは85人のグループホームで、利用者さんの生活を預かっています。書類の確認があいまいなまま採用するのは怖い、と思いました。
――調べて、何が分かりましたか。
日本語基礎テストは、国際交流基金が企業からの真偽の問い合わせに回答していると知りました。電話ではなく、問い合わせフォームからです。介護は日本語の試験が2つ要ることも、改めて確かめました。転職してくる人の通算5年の残りは、本人に出入国記録の開示を請求してもらい、一緒に計算しました。
――候補者に疑っていると思われないか、心配はありませんでしたか。
心配でした。だから最初に「全員にお願いしている確認です」と伝えるようにしました。旅券との照合も、照会のことも、先に説明すると、むしろ安心したと言ってくれた人もいました。決まりを守る職場だと伝わったのかもしれません。
――紹介会社との付き合い方は変わりましたか。決め手は。
いまの紹介会社に決めたのは、どの書類をどう確かめたかを、1人ずつ書面で出してくれたからです。施設の側でも確かめたいと伝えると、嫌な顔をせず、原本を持参する日程を組んでくれました。確認を任せきりにしない、という考え方に賛成してくれる会社だと感じました。
――これから採用する施設に伝えたいことは。
確認は、疑うためではなく、採用した人を守るためにするものだと思います。手順と記録の様式を先に作っておけば、忙しい時期でも同じ質で確かめられます。
相談は無料です。条件に合う会社を最大3社までご紹介します。最終的に選ぶのは御社です。
よくある質問
特定技能の書類の偽造を見抜くには?
見た目だけで判断せず、発行元の仕組みで確かめます。試験の結果は実施機関に真偽を問い合わせ、在留カードは番号の失効照会と読取アプリ、券面の見比べを組み合わせます。旅券との照合と、面接での受験の様子の聞き取りも加えます。疑わしい点があれば、答えが出るまで内定や申請を進めないのが安全です。
結果通知書は、紙の原本でなければいけませんか?
試験によります。日本語基礎テストの判定結果通知書は、受験日から5営業日以内に予約サイトで発行され、紙が要るときは本人が印刷して使います。印刷物を受け取るときは、旅券と照らし、疑わしければ国際交流基金に真偽を問い合わせます。
日本語能力試験の合格は、どこで確かめられますか?
日本語能力試験のよくある質問は、認定書や証明書が偽造・変造でないかの確認を、受験地に応じた窓口で受け付けるとしています。日本で受験した場合は日本国際教育支援協会 日本語試験センター、海外で受験した場合は国際交流基金 日本語試験センターです。
在留カードの番号が有効なら、本物と考えてよいですか?
それだけでは足りません。出入国在留管理庁は、失効照会の結果は在留カードの有効性を証明するものではなく、実在の番号を悪用した偽造カードもあるとしています。読取アプリで読み取った情報と券面を見比べ、指定書にも目を通します。
転職してくる人の通算5年の残りは、どう確かめますか?
本人の出入国記録を使って計算します。出入国在留管理庁は、開示請求の請求書の余白に「通算在留期間の確認のため」と書くよう案内しています。開示請求の窓口や電話では、算定の問い合わせは受け付けていません。
前の職場に、経歴を問い合わせてもよいですか?
本人の同意なく問い合わせるのは避けます。前の勤め先での仕事は、本人が請求すれば受け取れる退職証明書(労働基準法22条)で確かめるのが基本です。身元調査は就職差別につながるおそれがあるとされています。
試験に合格する前に内定を出してもよいですか?
出してもかまいません。Q&Aは、合格前の内定は法律上禁止されていないとしています。ただし、必要な試験に合格しなければ特定技能の在留資格は許可されないため、内定の条件と受験の予定を書面で共有します。
確認の記録は、いつまで保管しますか?
特定技能では、外国人の活動の内容に関する文書を、雇用契約の終了の日から1年以上事業所に備えておくことが受入れ機関の基準です。採用時の確認の記録も、この文書と一緒に保管すると、更新や届出のときに使えます。保管場所と閲覧できる人は、社内で決めておきます。
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この記事の編集方針と出典
- 制度・数値は、出入国在留管理庁・厚生労働省・所管省庁・自治体などの公表資料で確認し、時点を書いています(確認日:2026年10月14日)。
- 制度は改正されることがあります。申請の前に、必ず最新の公表資料で確認してください。
- 「想定ケース」は、よくある相談をもとに編集部が再構成したもので、実在の企業・人物の発言ではありません。
- 特定技能のりあい窓口は、掲載している人材紹介会社・登録支援機関から紹介手数料を受け取る場合があります。手数料の有無で、ご提案の順番や内容は変えません。
- 誤りにお気づきの場合は、下のフォームからお知らせください。確認のうえ修正します。
出典
- 国際交流基金「JFT-Basic よくある質問」(2026年10月確認)
- 日本語能力試験「よくある質問」(2026年10月確認)
- 日本語能力試験「認定結果及び成績に関する証明書の発行」(2026年10月確認)
- 厚生労働省「介護分野における特定技能外国人の受入れについて」(2026年10月確認)
- プロメトリック「特定技能試験 よくある質問(不正に関する情報について通報したい)」(2026年10月確認)
- 出入国在留管理庁「特定技能制度に関するQ&A」(2026年10月)
- 出入国在留管理庁「外国人の適正な雇用における注意点」(2026年10月確認)
- 出入国在留管理庁「在留カード等番号失効情報照会」(随時)
- 出入国在留管理庁「特例期間とは?」(2026年10月確認)
- 出入国在留管理庁「通算在留期間」(2026年10月確認)
- 出入国在留管理庁「参考様式第1-2号 技能実習生に関する評価調書 記載例」(2026年10月確認)
- 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領(飲食料品製造業分野)」(令和8年8月28日一部改正)
- 出入国在留管理庁「技能実習2号移行対象職種と特定技能1号における分野(業務区分)との関係について」(2026年6月4日掲載)
- 出入国在留管理庁掲載 日・インド協力覚書(日本語訳)(2021年1月18日署名)
- e-Gov法令検索「労働基準法」(2026年10月14日確認)
- e-Gov法令検索「特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令」(2026年10月14日確認)
- 厚生労働省「公正な採用選考の基本」(2026年10月確認)
- 厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」(2026年10月確認)
- 厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」(令和8年5月29日改正を反映)
- 出入国在留管理庁「育成就労制度に関するQ&A」(2026年10月確認)
最終更新:(2026年10月版)
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